Balíček Profi obsahuje funkcionalitu balíčku Basic a zároveň rozšiřuje funkcionalitu o vícestupňové schvalování, či možnost využít čárové kódy. Výhodou balíčku Profi je pak úplné přizpůsobení se procesům organizace.
Funkce
Práce s dokumentem
Vložení dokumentu je možné pomocí nahrání dokumentu z disku či vytvoření MS Office dokumentu. Dokument v otevřené podobě je možné dále upravovat. Nad systémem je možné vyhledávat v metadatech (informacích o dokumentu) i v samotných dokumentech ve formátu pdf, docx a xlsx. IQdoc Entry po nastavení dokáže indexovat obsah dokumentů. Hledání je výrazně rychlejší, i když probíhá ve velikých počtech dokumentů. Přímo z MS Office lze pracovat s IQdoc.
Kontrola
Verzování dokumentů je automatické. Pokud někdo vloží novou verzi dokumentu, IQdoc zobrazí poslední verzi, ale uchovává definovaný počet starších verzí. Proto je možné se ke každé verzi dokumentu kdykoli vrátit.
Zařazení dokumentu:
V případě využití automatického vytěžování systém automaticky zařadí dokument do příslušné knihovny. Systém uloží definovaná metadata pro daný dokument.
Šablony
Pro vytváření nových dokumentů systém uchovává jejich šablony. Pracovník tak nemusí hledat aktuální verzi – otevře se mu sama při vytvoření nového dokumentu (např. typu objednávka).
Oběh dokumentů
Každá knihovna může mít nastaven vlastní proces zpracování dokumentu díky IQdoc Basic. U některých může být odesláno oznámení o vložení, u jiných může být dokument odeslán do schvalovacího procesu – workflow. O každé aktivitě je uživatel informován pomocí emailového upozornění.
Nastavení workflow
Uzpůsobení systému oběhu dokumentů dle Vašich požadavků a specifických potřeb ve Vaší organizaci.
Digitalizace dokumentů
S využitím dokumentových skenerů Fujitsu je možné zajistit spolehlivé a rychlé skenování velkého počtu dokumentů.
Vytěžení dokumentů
Technologií Kofax můžete získat z naskenovaných dokumentů potřebné informace, aniž by je bylo nutné přepisovat.
